Zasady wsparcia administracyjnego projektów badawczych w zakresie zamówień publicznych.

Każdy projekt badawczy posiada określony budżet z którego wynikają planowane do poniesienia wydatki zarówno w ujęciu rocznym jak i wieloletnim.

W związku z tym, że spora część ponoszonych wydatków stanowi zamówienie publiczne konieczne jest ustalenie prawidłowej ścieżki procedowania danego wydatku przy konsultacji z Biurem Zamówień Publicznych [BZP].

Kontakt z BZP należy poczynić najpóźniej w momencie podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Można to uczynić również na etapie składania wniosku o dofinansowanie, w przypadku konieczności określenia we wniosku planowanej procedury udzielenia zamówienia.

BZP oceni czy dany wydatek został ujęty w obowiązującym planie zamówień publicznych. W przypadku braku zawarcia wydatku w planie BZP określi konieczność jego aktualizacji.

Plan zamówień publicznych zawiera następujące procedury ich udzielania:

1. procedura pozaustawowa:

a.      rozeznanie rynku,

b.      wyłączenie z zastosowania rozeznania rynku;

a.      tryb podstawowy (art. 275 pkt 1 ustawy Pzp)

b.      przetarg nieograniczony (art. 132 ustawy Pzp).

Każda z powyższych procedur wymaga określonego czasu na jej przeprowadzenie. W związku z tym osoba odpowiadająca za realizację danego projektu badawczego musi zadbać o przekazanie zapotrzebowania (zarówno dotyczącego zamówienia realizowanego w procedurze pozaustawowej jak również w procedurze ustawowej) z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by dostawa lub usługa mogły zostać zrealizowane w czasie właściwym dla założonego harmonogramu realizacji projektu. BZP pomoże ustalić najbardziej właściwy czas na złożenie zapotrzebowania wraz z opisem przedmiotu zamówienia.

Należy unikać odkładania zakupów na końcowy etap realizacji projektu, gdyż może to prowadzić do postawienia przez potencjalny zespół kontrolujący pytania: w jaki sposób zrealizowano większość projektu skoro nie dokonano zakupu dostaw i usług, które we wniosku aplikacyjnym zostały wskazane jako niezbędne (na które otrzymano środki w projekcie) do jego prawidłowej realizacji.